AisellБаза клиентов
Люди, которые у вас уже были, с историей визитов: когда приходил, на что, кто принимал и сколько заплатил. Это не переписки — переписки живут в «Диалогах». Здесь клиент, даже если он ни разу не писал боту.
Раздел отвечает на три вопроса, по вкладке на вопрос.
| Вкладка | Что там |
|---|---|
| Клиенты | Кто у нас есть: список и карточка с историей визитов |
| Импорт | Откуда база берётся: загрузка выгрузки из вашей системы записи |
| Сегменты | Кому писать: условия отбора, размер и предпросмотр людей |
Откуда берётся база
Три дороги, и они складываются: человек, пришедший из выгрузки и записавшийся потом через бота, остаётся одной карточкой.
Ваши собственные записи. Всё, что бот записал через «Запись», становится историей визитов само. Кнопка «Собрать из наших записей» над списком делает это прямо сейчас, а дальше база пополняется в течение суток без вашего участия.
Выгрузка из вашей системы записи. Файл со списком визитов — вкладка «Импорт». Так в базу попадает то, что было до бота.
Внешняя система записи. Когда к агенту подключён YClients, над списком появляется плашка с кнопкой «Обновить»: визиты из журнала салона приезжают в базу и без нашего бота.
Склейка идёт по номеру телефона, и только по нему. Поэтому клиент без номера в базе существует, но в сегменты по визитам не попадёт: сводить его строки не с чем.
Список и карточка
Четыре столбца: имя, телефон, сколько раз был, когда был последний раз. Сверху всегда те, кто приходил недавно, — их вы узнаёте.
Поиск понимает и имя, и номер. Номер ищется по любым цифрам подряд — хоть по четырём последним, — и восьмёрка с семёркой ему не мешают: «8 999» и «+7 999» находят одного человека. Имя ищется по части слова.
Строка списка открывает карточку: сколько визитов, из них с оплатой, сколько всего заплачено, остаток абонемента — и вся история визитов подряд.
Телефон показан частично
+7999***4567 — так во всём разделе: в списке, в карточке и в предпросмотре
сегмента. Это не оформление, а всё, что кабинет получает; ссылки «позвонить»
здесь нет и быть не может.
Целиком номер уходит ровно в одно место — «Выгрузить базу». С закрытыми номерами файл бесполезен: по нему не восстановить ни одной карточки.
Удаление клиента уносит его историю визитов целиком и не отменяется. Это сделано ради тех случаев, когда человек просит забыть его: забыть — значит забыть. В вопросе перед удалением стоит число визитов, которые пропадут.
Импорт выгрузки
Файл берётся из вашей системы записи — подойдёт любая таблица, где строка это визит: телефон, дата, услуга, сумма.
Выберите файл
Кабинет прочитает шапку и покажет, какие в файле колонки. Разделитель он угадывает сам — запятая, точка с запятой или табуляция, всё равно.
А вот кодировка нужна UTF-8: русский Excel сохраняет CSV иначе, и такой файл кабинет не примет — скажет «Файл не в кодировке UTF-8» до записи, а не после. Лечится пересохранением: «Сохранить как» → CSV UTF-8. Отказ здесь дешевле молчаливого разбора: имена клиентов легли бы в базу нечитаемыми.
Проверьте сопоставление
Кабинет заранее угадывает, какая колонка чему соответствует, и показывает первые строки так, как он их понял. Что не угадалось — поставьте сами.
Обязательны две колонки: телефон и дата визита. Без телефона строку не с чем сводить, без даты она не визит. Пока их нет, кнопка загрузки не включается.
Загрузите
После загрузки кабинет скажет, сколько карточек завёл, сколько дополнил и сколько строк не принял — с номерами строк, чтобы их можно было поправить в файле.
Тот же файл можно загружать сколько угодно раз: повторная загрузка ничего не удваивает. Выгрузку обычно и присылают целиком, а не приростом, — на это и рассчитано.
Две колонки стоит поискать в выгрузке отдельно: тип оплаты и остаток абонемента. Без них сегменты «По сертификату без оплаты» и «Заканчивается курс» посчитать не из чего.
Сегменты
Сегмент — это условия отбора, а не список людей. Люди пересчитываются каждый раз: между «собрал сегмент» и «отправил рассылку» проходят дни, за которые кто-то приходит, а кто-то отписывается.
Слева — библиотека сегментов, справа — конструктор.
Заготовки
Одиннадцать сегментов заведены сразу — с них удобно начать в первый день: горячие и прохладные клиенты, постоянные, клиенты по годам, «одно посещение с оплатой», «просьба об отзыве» и другие.
Заготовку нельзя изменить или удалить, но можно открыть, поправить условия и сохранить как свой сегмент — имя копии кабинет предложит сам.
Двух заготовок вы можете не увидеть: «Заканчивается курс» и «По сертификату без оплаты» появляются, только когда в базе есть эти данные. Заведи мы их пустыми, они показывали бы вечный ноль, и это читалось бы как «таких клиентов у меня нет».
Свой сегмент
Условия добавляются по одному, их может быть сколько угодно, и соединяются они «и»: клиент попадёт в сегмент, только если подходит под все сразу. «Или» решается вторым сегментом — так понятнее, чем дерево условий.
| Условие | О чём спрашивает |
|---|---|
| Последний визит | Как давно человек был в последний раз |
| Первый визит | Как давно он появился у вас впервые |
| Число визитов | Сколько раз всего приходил |
| Год визита | Приходил ли в такой-то год |
| Оплата | Были ли визиты с оплатой или все без неё |
| Способ оплаты | Платил наличными, картой, сертификатом |
| Остаток абонемента | Сколько посещений осталось |
| Услуга | Артикул услуги или часть её названия |
Условие «Услуга» умеет искать по названию: наберите «массаж» — найдётся и «Классический массаж, 60 мин». Регистр значения не имеет.
Размер и предпросмотр
Число рядом с условиями пересчитывается на лету — с небольшой задержкой, чтобы не считать всю базу на каждую нажатую цифру. Пока идёт пересчёт, старое число не показывается: «уйдёт 12» рядом с новыми условиями — это рассылка по восьмистам людям.
Под числом — первые люди сегмента: те же имя, телефон, визиты и последний визит. Это главное в конструкторе: своих клиентов узнают глазами, а не по цифре.
Три ответа, которые стоит различать:
| Что видно | Что это значит |
|---|---|
| «Уйдёт 847 человек» без условий | Сегмент без условий — это вся база. Так и задумано |
| «Уйдёт 0 человек» | Никто не подошёл. Это не ошибка, а ответ |
| Слова вместо числа | Условие считается по данным, которых в базе нет — например, остаток абонемента без выгрузки |
Сегмент в рассылке
Сегмент — второй способ набрать аудиторию в «Рассылках» рядом с фильтрами по переписке.
Написать бот может только тому, кто сам когда-то ему написал: это правило мессенджеров, и база клиентов его не отменяет. Поэтому в смете рассылки по сегменту стоят два числа: сколько человек получат сообщение и сколько клиентов сегмента остались без переписки — они в базе есть, но писать им некуда.
Человек, писавший вам и в Telegram, и в другом канале, получит одно сообщение: по сегменту отбирается клиент, а у клиента одна карточка. Уйдёт оно в ту переписку, где он писал последний раз.